25 februari 2019

Met roadshow, klantarena en een Chinese keuken simulatiespel op weg naar een betere werkwijze!

Wij doen een aantal mooie opdrachten bij drie van de grootste gemeenten in Nederland; Rotterdam, Amsterdam en Utrecht. Onze Vonkers zijn daar met veel enthousiasme aan de slag. Ieder met hun eigen inbreng en eigen aanpak, maar ook met de herkenbare Vonkers touch. Maar wat doen we nou eigenlijk bij die gemeenten en wat is dan die Vonkers touch?

In dit drieluik geven we je een inkijkje in onze wereld door de ogen van onze opdrachtgevers uit Rotterdam, Amsterdam en Utrecht. In dit deel staat gemeente Amsterdam centraal.

Auteur: Francien Horrevorts

Het Chinese keuken simulatiespel in actie.

 

Vergunningenbeleid en uniforme werkwijze

Amsterdam is voortdurend in beweging. De stad groeit en transformeert. Bewoners en ondernemers verwachten meer van de overheid, maar willen tegelijkertijd een overheid die op gepaste afstand blijft. Dit vraagt om een klantgerichte, efficiënte en uniforme manier van werken binnen alle stadsdelen. Zo ook voor  de afdeling vergunningen, toezicht en handhaving (VTH).

Tessa Meijer, manager VTH in stadsdeel Oost is de opdrachtgever voor het optimaliseren van het vergunningenbeleid vanuit de gemeente Amsterdam. Zij vertelt over de samenwerking met onze Vonker, Jan Beeker.


Wat houdt het project in?

We zijn in 2017 begonnen met het intensiveren van de samenwerking in gemeente Amsterdam. We hebben zeven stadsdelen, maar willen een uniforme werkwijze en afhandeling van de vergunningsaanvragen binnen de gemeente. We zijn verdeeld over de stad, maar we willen overal dezelfde service bieden aan bewoners en ondernemers van de gemeente Amsterdam.

Wat is het probleem?

Voor vergunningenbeleid is het probleem dat ieder stadsdeel een eigen manier van werken heeft. Er zijn verschillen in werkwijze, interpretatie, manier van beslissen, duur van de aanvraag en communicatie. Wij vinden dat dat niet meer kan. Bewoners hebben recht op een zelfde behandeling.

Wat dit project lastig maakt, is dat onze medewerkers gewend zijn om op een bepaalde manier te werken. We merken dat er hier en daar wel weerstand leeft. Maar we gaan veranderen en daar komt ook een cultuurverandering bij kijken.

Tessa+Meijer
Tessa Meijer

Jan is een professional. Hij doet wat hij zegt en hij organiseert het uitstekend. Wij zijn echt supertevreden.

Wat was het doel van de opdracht, wat wil je bereiken?

Het grote doel van dit project is dat we uniform en klantgericht uitvoering geven aan ons vergunningenbeleid binnen alle stadsdelen. Daarbij willen we niet alleen een zelfde werkwijze, maar ook klantgerichter en efficiënter werken.

Hoe kwam je bij Vonkers terecht? Wat sprak je aan?

Vonkers deed al een project binnen de gemeente voor evenementenvergunningen. Daarbij leerden ze ons dat we moesten sturen op resultaten. Ze hebben toen de dag- en weekstart ingevoerd. Zo kwam ik met ze in aanraking. Ik was zeer te spreken over de methodiek en het inzicht om echt op resultaten te sturen. Voor ons binnen de gemeente is dat nieuw en ik kan dat zelf niet op die manier organiseren. Ik wilde ze dus graag bij dit project betrekken.

Bij dit soort trajecten moet je vaak maar aanhoren wat er gaat veranderen, maar nu was het allemaal ontzettend leuk. Dat hadden wij zelf nooit voor elkaar gekregen.

Hoe verloopt het project? Welke stappen zijn gezet, welke methoden gebruikt?

Het project verloopt heel goed. We hebben met Vonkers de eerste stappen gezet om implementatie en acceptatie tussen de oren te krijgen bij de medewerkers. Jan heeft daarvoor twee hele gave workshops georganiseerd. Op ludieke en vernieuwende wijze heeft hij ons meegenomen en hebben we gewerkt aan een nieuw proces. We hebben een Chinese keuken nagebootst. De Chinese keuken stond voor een vergunningenaanvraag. Door deze business game simulatie werden onhandigheden in het werkelijke proces goed zichtbaar en zijn spelenderwijs veel verbeteringen doorgevoerd.

Jan heeft ook een klantenarena georganiseerd voor externe partijen, zoals woningbouworganisaties, particulieren en vastgoedontwikkelaars. Hier gingen we in gesprek met de klant; hoe ervaren ze een vergunningenaanvraag en wat kan er beter? Dat was echt wel een eye opener, want wij gingen nooit in gesprek met onze klanten. Je vult eigenlijk al voor ze in wat ze vinden. Wij waren bezig met digitaliseren. terwijl de klant meer op persoonlijk contact zit te wachten. Dat was heel leerzaam.

Verder heeft Jan road shows verzorgt bij de stadsdelen. Dit heeft enorm bijgedragen aan bewustwording intern, zodat onze medewerkers betrokken zijn bij de veranderingen.

Dit had ik van te voren niet kunnen bedenken. De manieren die ingezet zijn, de sessies, de ideeën, de vorm en uitvoering waren echt een welkome verrassing.

Hoe verloopt de samenwerking?

Jan is een professional. Hij doet wat hij zegt en hij organiseert het uitstekend. Wij zijn echt supertevreden. Daarom gaan we bespreken wat Vonkers in de volgende fase van dit project voor ons kan betekenen.

Was dit verwacht, wat waren eventueel extra bonussen?

Dit had ik van te voren niet kunnen bedenken. De manieren die ingezet zijn, de sessies, de ideeën, de vorm en uitvoering waren echt een welkome verrassing. Bij dit soort trajecten moet je vaak maar aanhoren wat er gaat veranderen, maar nu was het allemaal ontzettend leuk. Dat hadden wij zelf nooit voor elkaar gekregen.

Filosofie van Vonkers is “ Werkgeluk en succes gaan hand in hand”. Zie je dat terug?

Ik had me niet verdiept in de filosofie van Vonkers, maar als ik dit zo hoor, dan zie je dat zeker terug. Het contact met de medewerkers moet vooral ook leuk zijn. Jan haalt dit er echt uit. Jan zorgt er voor dat onze medewerkers door de zure appel heen bijten. Ze willen niet veranderen, maar hij laat zien dat ze juist beter kunnen en dat het leuker wordt. Zijn communicatie en werkwijze stralen uit dat werkgeluk voor gaat, dat werk leuk moet zijn en dat je dan ook successen gaat bereiken.

Jan Beeker

Benieuwd hoe Jan of één van de andere Vonkers jouw organisatie verder kan helpen? Neem contact op met Jan Beeker via 06 53 29 69 01 of stuur jouw vraag naar info@vonkers.nl

LEES OOK:

In gesprek met José van IJskoud

José Komin is de trotse directeur van IJskoud, een Amsterdams familiebedrijf dat vooroploopt in koel- en klimaattechniek. Bovendien vormt IJskoud de locatie van Vonkers’ aankomende

Vrienden van Vonkers

Vrienden van Vonkers

Op 22 november organiseren we een nieuwe editie van onze kwartaalborrel ‘Vrienden van Vonkers’. Hier spelen de authentieke verhalen van medewerkers – de échte ‘vrienden

Wie gun jij een gratis training?

Bij Vonkers geloven we in geven en krijgen. Daarom geven we de laatste twee plaatsen voor de training “Sales op jouw eigen.wijze” ter waarde van 149 euro excl. btw gratis weg.