Functioneringsgesprek een verplicht ritueel? Maak er verbetergesprekken van

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een open dialoog tussen een leidinggevende en een medewerker. Het is gericht op het verbeteren van de competenties van de medewerker. Ook moet het zorgen voor een betere samenwerking met de leidinggevende. Dit gebeurt als onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus, die uitmond in een beoordelingsgesprek. 

Met functioneringsgesprekken is iets merkwaardigs aan de hand. De ene helft klaagt dat hij er nooit voor wordt uitgenodigd. De andere helft doet er smalend over.

‘Toen mijn baas weer begon met: “hoe vind je het zelf gaan?” zakte mijn broek af.’

Wat is het geheim van een succesvol functioneringsgesprek?

Een goed gesprek wordt net als bij een vergadering bepaald door de voorbereiding en de intentie waarmee het gesprek wordt gevoerd. Wanneer het een ‘moetje’ is van de organisatie zal het niet gaan vonken.

Kijken er beide naar uit omdat er oprecht aandacht gegeven wordt aan de ontwikkeling van het individu dan kunnen er mooie dingen ontstaan. Als medewerkers zich gewaardeerd voelen en ze de kans krijgen om zich verder te ontwikkelen zal dit de medewerkers (werkgeluk) en het bedrijf (zakelijk succes) ten goeden komen.

Ook hier komt het neer op echt doen, samen plezier. Hieronder een compleet stappenplan waarmee je je gesprekken kunt voorbereiden , uitvoeren en achteraf monitoren. Download meteen ons functioneringsgesprek formulier waar je de vragen uit kan halen die wij zelf zouden stellen.

Download de functioneringsgesprek vragen →

Stap 1: De voorbereiding

Bereid je goed voor. Dit geldt voor zowel medewerker als leidinggevende. Denk beide na over te bespreken onderwerpen en verzamel hiervoor de relevante informatie.

Denk hierbij aan:

  • Concrete resultaten die je hebt behaald in de afgelopen periode.

  • Waar wil je feedback op hebben?

  • Waar wil je komende periode aan gaan werken. Wat heb je daarvoor nodig?' 

  • Zie je verbeter potentieel in je afdeling?  Breng ze in.

  • Welke ontwikkeling zie je voor jezelf en wat is daar voor nodig? Opleidingen?

Eigenlijk zou je beide regelmatig stil moeten staan bij de bovenstaande punten. Dat doe je het liefst het hele jaar door, bijvoorbeeld in een document dat je regelmatig bijwerkt

Nu je beide hebt nagedacht over de gewenste onderwerpen stel je een concept agenda op waarbij je elk punt kort toelicht. Een week voor het functioneringsgesprek stuur je elkaar de lijst met gesprekspunten toe. Zodat beide partijen zich kunnen voorbereiden op het gesprek.

Zorg ervoor dat de lijst met gesprekspunten niet als een totale verrassing komt. Als het goed is, heb je eventuele knelpunten tussentijds al aan de orde gebracht. Wacht er niet mee tot op het functioneringsgesprek.

Stap 2: Het functioneringsgesprek

Zorg voor een ontspannen sfeer en doe het met aandacht. Kies desnoods een ruimte niet dicht bij de afdeling zodat je niet gestoord kunt worden.  Het spreekt voor zich dat de telefoon op stil staat gedurende het gesprek.  Stel samen het doel van de agenda vast en de gemeenschappelijke agenda op basis van de wederzijdse voorbereiding.

Begin met het terugkijken naar de afspraken van het vorige functioneringsgesprek. Als hopelijk zijn alle afspraken nagekomen zo niet dan eerst dit bespreken waarbij het vooral belangrijk is om te bergrijpen waarom het niet gelukt is.

Vervolgens bespreek je samen de vooraf opgestelde agenda. kijk uit voor wellis / nietus spelletjes. Feiten zijn hier belangrijk. Als het gaat om gerealiseerde activiteiten. Zeg waar het op staat met ervaringen onderbouwd. We zitten hier immers om het steeds beter te gaan doen. Typische vragen die in deze fase aan de orde zijn, zijn bijvoorbeeld:

  • Waar ben je het meest trots op?

  • Waarvan heb je het meest geleerd?

  • Wat wil je de komende periode bijdragen?

  • Wat wil je de komende periode leren?

  • Hoe kan ik je ondersteunen?

  • Welke 3 complimenten heb ik voor de medewerker?

  • Welke groei heb ik de medewerker zien maken?

  • Welke ontwikkelkansen zie ik voor de medewerker?

Via deze link kun je een nog uitgebreidere lijst downloaden met relevante vragen en tips voor een functioneringsgesprek.

Maak tijdens maar zeker aan het einde van het gesprek goede afspraken. Bijvoorbeeld via de 'SMART-methode': 'Afspraken moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en dienen als basis voor het volgende functioneringsgesprek.

Stap 3: Na het gesprek

Het is belangrijk dat beide partijen de afspraken ook echt nakomen. Het functioneringsgesprek verliest namelijk zijn waarde als het uiteindelijk toch niet leidt tot verbeteringen. Afhankelijk van de gemaakte afspraken kun je dan ook afspreken om elkaar tussentijds op de hoogte te houden van de voortgang.

Als beide partijen de bovenstaande stappen met aandacht doorlopen zul je merken dat de functioneringsgesprekken direct veel inspirerender en waardevoller worden. Eigenlijk spreken we dan niet meer van een functioneringsgesprek maar van een verbetergesprek. Waarbij er gekeken wordt naar mogelijkheden om zaken te verbeteren bij de medewerker, de leidinggevende en het bedrijf.  Hoe mooi is dat! 

Verhoog het aantal “contactmomenten” per medewerker. Het zorgt ervoor dat je sneller zaken bespreekbaar kunt maken en kunt bijsturen. Dit haalt ook de mogelijke negatieve lading weg bij een functioneringsgesprek waardoor het met recht een verbetergesprek kan worden.


Geïnteresseerd in hoe je jullie functioneringsgesprekken kan moderniseren? Stuur een e-mail met jouw vraag naar Jan Beeker →


LEES OOK: