Vonkers brengt rust en structuur op de werkvloer van PWN (afdeling HR)
Waar processen in rap tempo werden beschreven, merkte onze opdrachtgever PWN (afdeling HR) dat echt procesgericht werken uitbleef. Vooral het proces ‘werving en selectie’ ging niet goed, en dat terwijl dit juist zo’n belangrijk proces is. Met oog op de krappe arbeidsmarkt en veel openstaande vacatures werd de hulp van Vonkers ingeschakeld. Eenmaal daar zijn we direct van start gegaan met het beschrijven van de IST-processen, waarna is doorgepakt op de verbeterideeën en het Soll-proces. Vervolgens hebben we doorgezet met de KPI’s en hebben we deze gekoppeld aan de organisatiedoelstellingen.
We spreken Myra Schulkes, teammanager HR bij PWN én onze opdrachtgever, over deze vruchtbare en fijne samenwerking.
MET WELK DOEL IS DEZE OPDRACHT GESTART?
“Mijn wens voor het team is om zakelijker te worden en structuur te creëren. Dus niet alleen aan de achterkant fixen, maar grondoorzaken achterhalen en duurzaam oplossen. Het koppelen aan doelstellingen heeft mij een nieuw inzicht gegeven. Ik kan nu uitleggen wat we doen en wat de bijdrage is aan het geheel. We kunnen nu alles koppelen aan de strategie van de onderneming. Dit is wel een flinke ommezwaai hoor, omdat we als team goed waren in ‘repareren achteraf’ en niet gewend waren te denken in structureel verbeteren via het proces aan de voorkant.”
WANNEER IS HET PROJECT VOOR JOU GESLAAGD?
“We zitten nu op 70 à 80 procent. Of het geslaagd is, is voor mij tweeledig. Enerzijds als de weekstart overeind blijft. Anderzijds als het team met verbeterideeën komt en ze zelf een proces in kaart kunnen brengen om te zien wat beter kan.
Wat van groot belang is, is dat we doorpakken en het stokje uiteindelijk overnemen van Vonkers. De valkuil is echter dat we terugvallen in het oude gedrag van elkaar informeren over wat we doen in plaats van dat we samen sturen op onze doelstellingen.”
HOE HEB JE DE SAMENWERKING MET VONKERS ERVAREN?
“Als heel plezierig. Jullie hebben het geruisloos overgenomen waar mijn collega Nina destijds gestopt is. Waar Remco wat meer coachend is, zit Esmeralda er strakker op en ook meer op de inhoud – een goede mix! Het team heeft hier veel aan. Jullie hebben overduidelijk kennis van zaken. Zo zien jullie valkuilen van verre af aankomen en laten jullie ons er soms bewust in lopen, omdat ervaren de beste manier van leren is.”
WAT TYPEERT DE VONKERS WERKWIJZE TEN OPZICHTE VAN COLLEGA-PROBLEEMOPLOSSERS?
“Jullie sluiten goed aan bij wat er is. Het is niet een kunstje dat jullie uitvoeren en er dan weer vandoor gaan. Ik heb echt het idee dat er iets is neergezet dat beklijft, bijvoorbeeld het bespreken van de KPI’s tijdens onze weekstart, dat gaat wat mij betreft nooit meer weg.
We waren eraan toe en wisten wat we nodig hadden. Ook wisten we dat we dat zelf niet konden realiseren. We hebben het samen gedaan waarbij jullie ons hebben begeleid om het zelf te doen.”
ZIJN ER MOMENTEN GEWEEST WAAROP JE DACHT: GELUKKIG ZIJN REMCO EN ESMERALDA NU IN DE BUURT?
“Met name wanneer er doorgepakt moest worden op KPI’s. Het team stond toen nog in de ‘ja, maar’ modus. Dit hebben jullie gesignaleerd, waardoor we gezamenlijk een interventie konden doen. Zo vertelden we dat het niet gek is dat je het nog niet weet, dat je onzeker mag zijn en nog niet alle antwoorden hoeft te hebben. Dat was een goede samenwerking.
Bij een verandering weet je vaak nog niet hoe het ‘nieuwe’ eruitziet. Je zit in een soort vacuüm tussen oud en nieuw. Het nieuwe is er dan nog niet, maar je moet wel springen. Het kan zijn dat je snel in je oude gedrag vervalt, waardoor een lange adem vereist is. Ik vind dat nog wel spannend, de medewerkers moeten blijvend aangemoedigd worden.”
IS DE SAMENWERKING MET VONKERS ZOALS JE HOOPTE DAT DEZE ZOU ZIJN?
“Ja! Jullie zijn er om ons te helpen, maar wij moeten het uiteindelijk doen. Fijn om momenten te hebben om de aanpak te bespreken en te sparren. Bovendien hebben we de doelstellingen grofweg behaald. Jullie hebben rust en structuur gebracht en ons iedere keer weer terug op het juiste spoor gezet. Bij belangrijke momenten kon ik goed met jullie sparren om de juiste beslissingen te nemen.”
WAT ZIJN (ONVERWACHTE) SUCCESSEN GEWEEST?
“KPI’s had ik niet verwacht. Dat sloot echter wel heel mooi aan, omdat de rest van de organisatie daar ook al mee bezig is. Op HR kun je dus ook degelijk KPI’s zetten! Fijn dat we dit kunnen koppelen aan de organisatiedoelstellingen, dit geeft meer bodem en vastigheid. Daarnaast heb ik collega’s zien groeien. Er zijn in het team echt grenzen verlegd.”
WAT NEEM JE MEE OF WAT ZIJN DE GELEERDE LESSEN?
“Wat ik écht meeneem is ‘de tijd nemen’ en het ‘samendoen’ met het hele team. Dus niet vanuit een ivoren toren roepen hoe het moet en de theorie erdoor duwen, maar rust bewaren en goed luisteren. De behoefte moet uit het team zelf komen, het team moet het willen.
Een geleerde les is het echt goed luisteren naar de klant en niet gelijk in verweer gaan. Voor ons betekende dit dat we leidinggevenden binnen de organisatie hebben betrokken in dit traject. Dit was belangrijk om de juiste focus aan te brengen.”
Ben je enthousiast geworden door de mooie woorden van Myra Schulkes, teammanager van de afdeling HR bij PWN, en zie jij als teamleider, directeur of manager een samenwerking met Vonkers ook wel zitten? Neem dan contact met ons op!