Hoe vaak kom jij uit een werkoverleg waarvan je denkt ‘dit ging top en was erg nuttig’?
In de organisaties waar ik kom valt er nog een hoop te verbeteren als het op hun werkoverleg aankomt. Kreten als ‘iedereen moet er bij ons altijd een plasje over doen’ of ‘we nemen geen besluiten’ zijn slechts een paar reacties van medewerkers over hoe zij naar hun werkoverleg kijken.
Hoe kijk jij naar het werkoverleg van jouw afdeling? Kan het volgens jou effectiever? Doe dan je voordeel met deze 5 tips om het werkoverleg in jouw organisatie effectiever te laten zijn.
1. BEPAAL MET ELKAAR HET DOEL VOOR EEN SUCCESVOL OVERLEG
Bepaal met elkaar allereerst wat het overleg op moet leveren. Wanneer zou elk deelnemend lid blij worden van het overleg? Waar zou het dan aan bij dragen? Formuleer dit doel met elkaar zodat je hier met elkaar achter kunt staan en elkaar tijdens alle werkoverleggen scherp kunt houden op een effectieve bijdrage aan dat doel. Het klinkt heel logisch en weinig verfrissend, maar dit met elkaar vaststellen en opschrijven gebeurt bijna nooit.
Mijn ervaring is dat het overlegdoel verschilt. In het ene team wil men bijvoorbeeld de betrokkenheid bij elkaar vergroten en wil men leren van elkaar, terwijl in het andere team het informeren van elkaar en bepalen van de voortgang voldoende is.
2. BEPAAL MET ELKAAR DE GRONDREGELS VOOR EEN SUCCESVOL OVERLEG
Grondregels zijn expliciete verwachtingen die je naar elkaar hebt en die nodig zijn om het doel te behalen. Dit kunnen regels zijn of afspraken die te maken hebben met houding en gedrag. Komen mensen vaak te laat en start het werkoverleg in de regel 10 min later? Dán kun je hier een grondregel aan verbinden: ‘we beginnen op tijd’. Of wordt het werkoverleg waardeloos voorbereidt en gaat dure tijd verloren aan het bijpraten van een ieder, dan kan een grondregel zijn ‘iedereen bereidt het werkoverleg goed voor en leest de stukken die van te voren zijn toegestuurd’.
Een meer ‘zachte’ grondregel kan ook. Bijvoorbeeld: “elke stem of elk idee, hoe gek ook, nemen we serieus”. Deze grondregels gaan daarbij niet uit zichzelf hun werk doen. Het is belangrijk om deze samen op te stellen en er vervolgens regelmatig op terug te komen! Soms ter plekke op het moment dat grondregels geschonden worden en periodiek tijdens een goede evaluatie van het werkoverleg: voelt een ieder zich gehoord? Respecteren we elkaars mening voldoende? Kortom, neem de grondregels ook serieus.
3. WERK MET EEN (VASTE) AGENDA ÉN ACTIE EN BESLUITENLIJST
Het ligt wellicht voor de hand, maar een werkoverleg verdient structuur. Als dit er niet is, gaan de gesprekken alle kanten op en vragen deelnemers zich achteraf vaak af “wat er nou allemaal besproken is”. Een (vaste) agenda helpt dit te voorkomen.
Bereid deze agenda voor en bedenk als voorzitter bij elk agendapunt wat je met het agendapunt wilt bereiken. Dit geeft richting aan het gesprek en faciliteert een effectieve bespreking. Een actie en besluitenlijst met daarin een kolom voor de ‘eigenaar’ van de actie of het besluit, een ‘deadline’ en de ‘status’ zorgt ervoor dat acties worden uitgezet.
Deze lijst kan in veel overleggen dienen als vervanging van de notulen. Elk werkoverleg worden de afgesproken acties en besluiten opgesomd en elk volgende werkoverleg wordt teruggekomen op de openstaande acties.
Je houdt elkaar op deze wijze scherp in wat er is afgesproken en stimuleert deelnemers afspraken na te komen.
4. SCHEID PROCES VAN INHOUD
Te vaak zie ik werkoverleggen verzanden in lange inhoudelijke gesprekken over onderwerpen waar iedereen zijn of haar mening over wil geven. Uiteindelijk moeten we dan tevergeefs constateren dat het weinig heeft opgeleverd. In de werkoverleggen die ik bij woon, proberen we het meestal kort en praktisch te houden door het proces van de inhoud te scheiden.
Zodra onderwerpen inhoudelijk worden verkend en besproken, wordt de vraag gesteld wat we ermee willen: willen we er tijd aan besteden of doen we dit op een ander moment en zetten we er actie op? In sommige overleggen is de grondregel zelfs “Voer géén inhoudelijke discussies, maar voer alleen het gesprek over voortgang en maak procesafspraken”. Uiteraard is dit afhankelijk van het doel wat er met het werkoverleg is beoogd. In het geval van dit voorbeeld, heeft het team eens in de twee maanden separaat een inhoudelijk overleg waarin vooral de inhoud ingegaan wordt.
Maar hoe je het ook organiseert, door proces duidelijk te scheiden van de inhoud, breng je snelheid en focus aan. Dit werkt voor de teamleden erg prettig is mijn ervaring.
5. MAAK HET WERKOVERLEG EEN VERANTWOORDELIJKHEID VAN HET GEHELE TEAM
In organisaties waar ik kom hoor ik wel eens de opmerking dat de leidinggevende van het team het werkoverleg niet goed voorbereid en voor zit. In mijn opinie is een werkoverleg een verantwoordelijkheid van het (project)team zelf.
Uiteraard moet je dit als leidinggevende dan ook uitspreken en zo organiseren. Bijvoorbeeld: zorg voor roulerend voorzitterschap in je team en laat de rol van observator ook rouleren. Een observator kijkt naar de effectiviteit van het werkoverleg in het licht van de doelen en grondregels en bespreekt dit na het overleg met het team. Geef daarnaast iedereen de verantwoordelijkheid om agendapunten in te brengen.
In sommige grote teams die ik begeleid is de grondregel afgesproken: “Bedenk van tevoren wat je wil zeggen, niet ter plekke ad-hoc. Geef successen en in te brengen punten vooraf aan op het bord”.
Wanneer deelnemers collectief verantwoordelijk worden gemaakt voor het succes van hun werkoverleg zullen ze er harder aan gaan trekken om dit te realiseren.
Wil je advies over hoe je je eigen werkoverleggen kunt verbeteren? Stuur een e-mail met jouw vraag naar Manon Diepenmaat →